Was macht eigentlich eine Hausverwaltung?

Diese Frage, was die Aufgaben einer Hausverwaltung sind, stellen sich viele Eigentümer, Wohnungseigentümer und Mieter – und oftmals leider nicht mit allzu positiven Gefühlsregungen. Fragen wie „Wofür bezahle ich eine Hausverwaltung?“ oder „Machen die überhaupt irgendetwas?“ sind nicht selten und umso mehr zu bedauern. Die Aufgaben und Verantwortungen einer Hausverwaltung sind sehr vielfältig, manchmal eingeschränkter als gedacht und in jedem Fall – aus Sicht einer Hausverwaltung – sehr spannend.

Voraussetzung zur Tätigkeit als Hausverwaltung

Festzuhalten ist, dass nicht nach Belieben die Hausverwaltungstätigkeit (für Dritte) erbracht werden kann. Den Beruf des Immobilientreuhänders – darunter fallen, Verwalter, Vermittler und Bauträger – darf nur ausüben, wer über eine Gewerbeberechtigung verfügt. Es handelt sich dabei um ein reglementiertes Gewerbe, d.h., dass besondere Voraussetzungen zur Ausübung der Tätigkeit erfüllt sein müssen (für nähere Informationen zu den Voraussetzungen siehe:  Voraussetzungen Immobilientreuhänder). Auf diese Art sollen Qualitätsstandards gewährleistet werden. Mitarbeiter einer Hausverwaltung bilden sich regelmäßig fort und absolvieren Schulungen, um in den relevanten Teilbereichen entsprechende fachliche Qualifikation zu erlangen. Das „richtige“ Verwalten will gelernt sein, sind nicht zuletzt das Wohnungseigentumsgesetz und Mietrechtsgesetz sehr stark entwickelte und von der Judikatur geprägte Rechtsbereiche, in denen es gilt, den Überblick zu behalten. Neben theoretischen Kenntnissen wiegt die praktische Erfahrung schwer. Bei convival Immobilien verfolgen wir daher den Ansatz, junge, lernwillige Berufsanfänger unter entsprechender Begleitung, zeitnah, praktisch und verantwortungsbewusst arbeiten zu lassen. 

Welche Tätigkeiten erbringt eine Hausverwaltung?

Die Antwort auf diese Frage ist abhängig vom Verwaltungsbereich, für die eine Hausverwaltung bestellt wird. Grundsätzlich lassen sich drei Verwaltungsbereiche unterscheiden:

• Verwaltung von Zinshäusern 
• Verwaltung von Wohnungseigentum
• Verwaltung von Eigentumswohnungen (Subverwaltung)

Der Umfang der zu erbringenden Tätigkeiten für die genannten Verwaltungsbereiche leitet sich zum einen aus gesetzlichen Vorgaben (insbesondere Mietrechtsgesetz, Wohnungseigentumsgesetz, Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch) ab. Zum anderen aus vertraglicher Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Hausverwaltung.

Verwaltung im Wohnungseigentum

Der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft vertritt per Gesetz die juristische Person „Eigentümergemeinschaft“ (vgl. § 18 Abs 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG)). Die einzelnen Eigentümer werden von der Hausverwaltung nicht vertreten – es sei denn, dass ein gesondertes Mandat zur Subverwaltung erteilt wurde – siehe dazu unten. Demnach hat die Hausverwaltung die Interessen der Eigentümergemeinschaft und nicht die Interessen einzelner Eigentümer zu wahren. 

Aus diesem Grund hat der Verwalter insbesondere

• die gemeinschaftsbezogenen Interessen aller Wohnungseigentümer zu wahren
• Weisungen der Mehrheit der Wohnungseigentümer zu befolgen.

Konkrete Aufgaben des Verwalters sind:

• Die Erstellung von Betriebskosten- und Rücklagenabrechnung
• Die Erstellung einer jährlichen Vorausschau über die in absehbarer Zeit notwendigen, über die laufende Instandhaltung hinausgehenden Erhaltungsarbeiten
• Bereithalten eines gültigen Energieausweises
• Einforderungen von Wohnbeiträgen und diese allenfalls einklagen
• Führen von eigenen Konten für jede verwaltete Liegenschaft
• Auskünfte erteilen über die Anschriften der Miteigentümer – die Weitergabe von E-Mail-Adressen ist nur zulässig, wenn eine Einwilligung des betroffenen Wohnungseigentümers vorliegt.

Die Verwertung, Nutzung und Obsorge des einzelnen Wohnungseigentumsobjektes fällt grundsätzlich nicht in das Aufgabengebiet des Verwalters im Wohnungseigentum. Diese Aufgabenerweiterung kann sich durch Erteilung eines Subverwaltungsmandats ergeben. 

Die Verwaltungstätigkeit an sich umfasst nur Angelegenheiten der Verwaltung der Liegenschaft. Hierzu werden Maßnahmen der ordentlichen und der außerordentlichen Verwaltungstätigkeit unterschieden. Die gesetzliche Unterscheidung findet sich in den §§28 und 29 WEG und wird in unserem Blogbeitrag „Was darf eine Hausverwaltung?“ beschrieben. 

Verwaltung im schlichten Eigentum (Zinshausverwaltung oder Mietshausverwaltung)

Ähnlich, aber dennoch anders ist der Umfang der Verwaltungstätigkeit im schlichten Eigentum. Die Hausverwaltung vertritt einen oder mehrere Eigentümer, die insbesondere auch die Betreuung von Mieter*innen und Bearbeitung deren Anliegen an die Hausverwaltung übertragen. Die Rechte und Pflichten des Vermieters werden demnach vom Verwalter wahrgenommen. Dazu gehören neben 

• wirtschaftlichen Tätigkeiten (Vorschreibung von Miete und Betriebskosten, Erstellung von Jahresabrechnungen, Mietzinsanpassungen (Indexierungen), Erstellung von steuerlichen Unterlagen etc.) auch 
• technische Verwaltungshandlungen (Ergreifen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen, Organisation der Überprüfung technischer Einrichtungen, Objektbegehungen etc.)  sowie 
• allgemeine Verwaltungshandlungen in Bezug auf die Mieterbetreuung. 

Der Umfang der Aufgaben ergibt sich zum einen aus der vertraglichen Vereinbarung zwischen Eigentümer(n) und Hausverwaltung. Zum anderen werden diese Aufgaben, sofern an die Hausverwaltung übertragen, durch Gesetze, insbesondere das Mietrechtsgesetz (MRG), konkretisiert.

Nicht selten behalten sich Eigentümer im schlichten Eigentum gewisse Entscheidungsrechte vor und kommt es derart zu laufender Korrespondenz zwischen Hausverwaltung und Eigentümer. Die Hausverwaltung nimmt daher auch oft (nur) den Platz in der Mitte zwischen Vermietern und Mietern ein – nicht immer eine einfache Situation.

Subverwaltung (Wohnungsverwaltung)

Die Subverwaltung soll dem Eigentümer einer Eigentumswohnung abnehmen, sich selbst um die Belange seiner Mieter*innen zu kümmern, vorgeschriebene Wohnbeiträge durch die Eigentümergemeinschaft zu begleichen und sonstige wohnungsspezifische Themen zu bearbeiten. Der Handlungsumfang der Hausverwaltung richtet sich (nahezu ausschließlich) nach der vertraglichen Vereinbarung und umfasst ua:

• die Korrespondenz mit Mieter*innen und der Hausverwaltung für das gesamte Objekt
• Kontrolle der pünktlichen Mietzinszahlung sowie des Mahnwesens
• Übergabe und Rücknahme der Wohnung
• Vorbereitung von Steuerunterlagen
• Bei Bedarf Vertretung bei Wohnungseigentümerversammlungen

Zusammenfassung – Was macht also eine Hausverwaltung?

Die Tätigkeit einer Hausverwaltung wird durch Gesetze und vertragliche Vereinbarung geregelt. Ungeachtet dessen ist die Hausverwaltung stets Dienstleister. Die Hausverwaltung hat daher für ihre Kunden da zu sein und eine zeitnahe Bearbeitung oder Erledigung von Anliegen ist zu Recht erwartbar.